Beleid belangenconflictbeheer

en klachtenbeheer

1. Inleiding

De Belgische wet van 30 juli 2013 voert de Europese MiFID (Markets in Financial Instruments Directive) reglementering in. Deze wet is op 6/12/2018 gewijzigd, conform de IDD richtlijn van Europa (Insurance distribution directive). 
In lijn met deze wetgeving wil Demeestere & Vanrenterghem op een loyale, billijke en professionele manier haar klanten dienen.

Daarom wil Demeestere & Vanrenterghem onder meer mogelijke belangenconflicten vermijden, zeker als deze uw belangen als klant kunnen schaden. In deze tekst wordt het kader uitgetekend waarbinnen Demeestere & Vanrenterghem haar beleid voor belangenconflictbeheer organiseert.

2. Toepassingsgebied

Een belangenconflict doet zich voor wanneer er een tegenstrijdig belang mogelijk is tussen enerzijds de belangen van Demeestere & Vanrenterghem en zijn medewerkers, en anderzijds uw belangen als klant.

Een belangenconflict kan ontstaan uit :

  • Een dossier waar een klant van Demeestere & Vanrenterghem op onevenwichtige manier voorrang krijgt op een andere klant

  • De commercialisering van een product of dienst

  • De persoonlijke relatie tussen een van de medewerkers van Demeestere & Vanrenterghem en de klant

  • Een financiële winst die Demeestere & Vanrenterghem kan boeken ten nadele van de klant

  • Een echtscheiding

  • Een schadedossier waarbij klanten van Demeestere & Vanrenterghem als eiser en verweerder tegenover elkaar komen staan

 

3. Aanpak van Demeestere & Vanrenterghem

3.1. Identificatie van belangenconflicten

Identificatie is een eerste stap naar een oplossing voor een belangenconflict. Die identificatie komt uit twee bronnen :

  • De medewerker van Demeestere & Vanrenterghem die een belangenconflict vaststelt

  • De klant die een klacht terzake formuleert

Ieder belangenconflict wordt geregistreerd in een “register van belangenconflicten”. Dit register wordt beheerd door de directie van Demeestere & Vanrenterghem en is ter inzage beschikbaar voor de FSMA, de overheidsinstelling die toezicht op de verzekeringsmakelaar uitoefent.

3.2. Beheer van belangenconflicten

Demeestere & Vanrenterghem zorgt voor voldoende opleiding van het personeel, zodat die in staat zijn om belangenconflicten vast te stellen en aan te melden. Klanten bij wie een belangenconflict mogelijk is, worden daarvan op de hoogte gebracht. Demeestere & Vanrenterghem werkt procedures uit om belangenconflicten te vermijden. Die procedures worden continue up to date gesteld in functie van de maatschappelijke realiteit. De behandeling van een belangenconflict wordt bijgehouden in het “register van belangenconflicten”, beheerd door de directie van Demeestere & Vanrenterghem. Demeestere & Vanrenterghem zal zich onthouden van handelingen, wanneer er geen oplossing voor een belangenconflict mogelijk is. De toepassing en aanpassingen van het belangenconflictenbeleid wordt door de directie van Demeestere & Vanrenterghem regelmatig herzien en desgewenst aangepast.

In het bijzondere geval van echtscheiding of problemen tussen partners, ongeacht of zij gehuwd zijn, wettelijk samenwonend of feitelijk samenwonend, zal Demeestere & Vanrenterghem zich strikt neutraal opstellen. Beide partijen worden, van zodra Demeestere & Vanrenterghem op de hoogte wordt gebracht van het mogelijk belangenconflict door (echt)scheiding, schriftelijk of via elektronische weg van het mogelijk belangenconflict verwittigd. Er wordt een oplossing voorgesteld zodat beide partijen gelijkwaardig kunnen worden geholpen.

3.3. Communicatie naar de klant

Bij een mogelijk belangenconflict wordt de klant schriftelijk op de hoogte gebracht van

  • De bronnen van dit conflict

  • De gevolgen voor de klant van het conflict

  • De manier waarop Demeestere & Vanrenterghem dit conflict oplost

Deze communicatie zal gebeuren voordat Demeestere & Vanrenterghem een product of dienst, dat een belangenconflict kan veroorzaken, aflevert.

3.4. Maatregelen bij belangenconflicten

De belangrijkste maatregel is het preventieproces dat Demeestere & Vanrenterghem heeft uitgewerkt, waarbij identificatie van mogelijke conflicten en opleiding van het personeel sleutelwoorden zijn.

Verdere maatregelen zijn

  • Melding aan de klant

  • Formuleren van een oplossing

  • Afzijdig houden door Demeestere & Vanrenterghem indien een oplossing niet mogelijk is

 

4. Procedure

De procedure die Demeestere & Vanrenterghem hanteert kan in een schema worden samengevat :

Mogelijk_belangenconflict_geïdentificee

5. Klachtenbeheer

In iedere organisatie kan het fout lopen. Bij Demeestere & Vanrenterghem staan we steeds open om klachten, fouten of problemen meteen op te lossen. U kan in eerste instantie uw vaste contactpersoon aanspreken wanneer u een klacht heeft.

Wordt uw probleem niet of onvoldoende opgelost ? Dan kan u uw klacht voorleggen aan onze directie. Dat kan via brief naar 

Demeestere & Vanrenterghem

Kerstraat 17

8552 Moen
Of u stuurt een mail naar denv@dvv.be.

U kan ook een klacht indienen bij de Ombudsdienst Verzekeringen, de Meeûssquare 35, 1000 Brussel – tel. 02/547.58.71 – fax. 02/547.59.75 – info@ombudsman.aswww.ombudsman.as/nl

 

6. Heeft u nog vragen ? 

Blijft u met een vraag zitten over ons belangenconflictenbeleid na het lezen van deze nota? Contacteer ons dan, wij helpen u graag verder. Stuur daartoe een brief naar  
 

Demeestere & Vanrenterghem

Kerstraat 17

8552 Moen
Of u stuurt een mail naar denv@dvv.be.